Entenda como melhorar a gestão remota da sua empresa

19/04/2021

Tags:COVID-19, EMM, gestão de ativos, Gestão de Serviços, Gestão remota, Home Office, MDM, MFA, Segurança da Informação

A falta de controle e visibilidade pode ser um grande desafio quando as empresas lidam com gestão remota. No contexto da pandemia em que estamos vivendo, esse é um assunto que merece reflexão e pesquisas para entender o que pode ser crucial para solucionar essa questão. Felizmente, existem algumas dicas práticas para melhorar a segurança, a transparência e a produtividade em situação de distanciamento.

Nesse sentido, é fundamental compreender como as empresas estão lidando com essa questão atualmente. A partir de um benchmark do que está sendo feito e do apoio de inovações tecnológicas, é possível superar os obstáculos e tornar esse período efetivo para crescimento, mesmo com as dificuldades.

Para saber mais sobre como gerenciar as suas equipes remotamente diante da crise de Covid-19, acompanhe atentamente este artigo.

Panorama da gestão remota com o coronavírus

Na pandemia gerada pelo coronavírus, muitas empresas se viram obrigadas a reavaliar suas operações e seu modo de trabalho. Muitas sofreram com consequências de cortes de gastos, com perdas de contratos e clientes. Ademais, a maioria teve que se adaptar ao trabalho remoto: uma modalidade que está perfeitamente adequada com as regras do distanciamento social.

Segundo pesquisa da Gestão de Pessoas na crise de Covid-19, 46% das empresas adotaram o home office. Diante disso, surgiram alguns desafios, relacionados à segurança da informação, à gestão de ativos e ao gerenciamento dos colaboradores nas equipes.

A segurança e a proteção de dados ganharam novos contornos e uma importância ainda maior. Afinal, é necessário cuidar do acesso aos sistemas da empresa de forma descentralizada, administrar as práticas dos funcionários e garantir um filtro de quem realmente visualiza os dados. Por conta da complexidade envolvida, muitos erros estão sendo cometidos.

Em paralelo a isso, os ataques virtuais aumentaram bastante e se tornaram mais robustos. Criminosos estão explorando as brechas da distância nas empresas, bem como a vulnerabilidade das pessoas nesse momento difícil — com ataques relacionados a promessas de vacina, por exemplo, e outras informações falsas.

A gestão de ativos é outra questão sensível. Um fato é que os dispositivos da empresa deixaram de ser usados, já que as pessoas estão trabalhando de suas casas. Outra situação é que os colaboradores estão utilizando seus próprios equipamentos para acessar os dados e sistemas da empresa. Nesse prisma, é necessário reforçar o sigilo das informações da companhia, de modo a evitar desastres e problemas maiores.

A terceira questão diz respeito à organização dos profissionais de maneira remota. É preciso otimizar a comunicação e garantir uma conexão mais profunda e diálogos constantes para que a produção se mantenha saudável.

Dicas para melhorar a gestão remota

Cuidar e engajar as pessoas com o distanciamento é um grande desafio, porém, as companhias precisam seguir algumas práticas e estratégias certeiras para lidar com isso. Mencionaremos algumas das principais.

Definir os processos e os objetivos com clareza

Um bom mapeamento de processos e uma definição clara dos objetivos são cruciais. A visibilidade sobre os processos vai ajudar a evidenciar o que é preciso ser feito, em etapas, para chegar aos resultados esperados. Já os objetivos traçam quais são esses resultados propriamente ditos, deixando claro em que mirar e ajudando a entender como adaptar as operações para atingir esses fins com maior eficiência.

Ter esses pontos bem estabelecidos vai ajudar a tornar a dispersão causada pelo distanciamento menor. Dessa maneira, cada profissional conseguirá fazer sua parte e a organização conseguirá funcionar perfeitamente, mesmo com os membros isolados entre si.

Ajudar os colaboradores a estabelecer uma rotina

Trabalhar em casa pode se tornar uma confusão se não houver organização da rotina. Os horários flexíveis e a facilidade de transitar entre momentos de trabalho e lazer são difíceis de gerenciar por quem não tem prática. Por isso, busque sempre ajudar os seus membros a trabalhar com foco em eficiência nesse sentido.

Seja instrutivo com relação à divisão de horários deles e ensine-os a pensar como se estivessem em um escritório, com momento específico para trabalhar, em que distrações devem ser evitadas.

Definir metas individuais

Além dos objetivos gerais das equipes, é importante também estabelecer metas individuais para ajudar os colaboradores. Assim, a gestão garante essa comunicação com as pessoas e consegue assegurar a produtividade dos liderados.

Estabelecer comunicação frequente

O ideal é que os gestores estejam sempre dialogando com os profissionais, com reuniões periódicas para tratar de assuntos importantes e indispensáveis. Manter constância nesse contato é importante para reforçar o lado humano e para garantir o controle sobre o que os membros estão fazendo.

Usar tecnologia para gestão de tarefas

A tecnologia também pode ajudar a otimizar todo esse processo de gerenciamento remoto. Um dos usos das ferramentas é para a organização de tarefas com softwares de gestão de projetos. Eles ajudam a visualizar e compartilhar dados e documentos, separar responsabilidades e otimizar a comunicação direta entre os funcionários.

Também é possível usar essas soluções para compreender o desempenho das equipes nesse momento de home office.

Estratégias para trabalhar remotamente de forma segura

Algumas tecnologias se destacam especificamente na gestão da segurança no trabalho remoto. Uma delas é a MFA (Autenticação Multi-Fator), que ajuda a combater riscos de segurança com logins não autorizados em sistemas da empresa. Dessa forma, é possível assegurar a confidencialidade dessas aplicações, com o controle de acesso.

A tecnologia funciona da seguinte maneira: são estabelecidas algumas estratégias para operar com uma segunda camada de autenticação, como um outro tipo de senha. Podem ser chamadas por voz, códigos formados por tokens, verificação biométrica ou facial, respostas a perguntas específicas, entre outros tipos.

O importante é reforçar a proteção na entrada de usuários. O MFA pode ser configurado nos sistemas específicos que permitem esse tipo de proteção.

Outra solução tecnológica que ajuda a garantir a segurança é o EMM (gerenciamento de mobilidade corporativa). Consiste em estratégias para gerenciamento de dispositivos móveis em uma empresa e está associado com o uso cada vez mais crescente de dispositivos próprios para acesso aos sistemas da companhia. Permite gerenciar e proteger esses hardwares e softwares, de modo a assegurar visibilidade sobre todos eles.

Nesse conceito, existe a ideia de MDM, ou gerenciamento de dispositivos móveis. É uma ferramenta mais concreta: um software que cuida do ciclo de vida dos dispositivos, da função deles e realiza ações automáticas neles em massa. Assim, é possível instalar determinado aplicativo de uma única vez ou desinstalar as permissões a informações sigilosas da empresa.

Essas soluções são cruciais para a gestão de ativos nessa pandemia. Podem ser implementadas com pacotes específicos oferecidos por empresas provedoras que trabalham com esse tipo de serviço.

Outra tecnologia é a VPN (rede privada virtual), que criptografa o caminho pelo qual um usuário trafega para se conectar à internet. Assim, garante um acesso seguro e livre das ameaças principais. Também pode ser contratada com alguns provedores da área.

A gestão remota de uma empresa requer uma série de cuidados. É preciso entender quais as principais necessidades nesse sentido e trabalhar de forma direcionada para lidar com os desafios. A partir disso, os líderes são capazes de otimizar os processos e obter melhores resultados, com maior segurança, controle dos ativos e organização das pessoas.

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